Quando si tratta di documenti digitali, il formato PDF rimane il punto di riferimento imprescindibile: universale, affidabile, facile da condividere e ampiamente compatibile con tutti i dispositivi e software. Tuttavia, per la conservazione a lungo termine di file sensibili (legali, amministrativi, patrimoniali), può essere utile ricorrere a una versione più specializzata: il PDF/A.
Una versione pensata per l'archiviazione
Il PDF/A (“A” sta per “archiviabile”) è uno standard ISO derivato dal PDF. È stato progettato per garantire che un documento digitale rimanga leggibile, completo e fedele al suo aspetto originale, anche dopo diversi decenni.
Per raggiungere questa robustezza, il PDF/A impone alcuni vincoli tecnici: a differenza del PDF, evita elementi che potrebbero causare problemi a lungo termine, come contenuti interattivi, dipendenze esterne o tecnologie in evoluzione.
Pertanto, un file PDF/A è detto “autocontenuto”: contiene tutto il necessario per la sua visualizzazione (caratteri, metadati, ecc.) senza dipendere dal software o dall'ambiente di lettura.
PDF standard vs PDF/A: quali differenze?
Visivamente, un PDF/A è molto simile a un PDF classico. Tuttavia, diverse caratteristiche lo rendono una scelta privilegiata per l'archiviazione digitale:
- Esclude i contenuti dinamici (video, audio, moduli interattivi, JavaScript).
- Richiede che tutti i font siano integrati nel file.
- Impone l'inclusione di metadati standardizzati.
- Vieta la crittografia, per garantire l'accessibilità nel tempo.
Queste specificità non sono limitazioni, ma garanzie per la durata del documento.
Quando prendere in considerazione il formato PDF/A?
Il PDF/A è particolarmente indicato nei contesti in cui è essenziale la conservazione affidabile dei documenti. È spesso utilizzato dalle amministrazioni, dalle professioni regolamentate o per l'archiviazione di documenti con valore legale: contratti, sentenze, atti notarili, fatture elettroniche, archivi patrimoniali, ecc.
L'adozione di questo formato consente di intraprendere un percorso di sostenibilità documentale, anticipando al contempo le evoluzioni tecnologiche.
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Verso una gestione documentale sostenibile
In un momento in cui le aziende e i privati si orientano sempre più verso la dematerializzazione, la questione della conservazione digitale si pone con urgenza. Il PDF/A non sempre sostituisce il PDF classico, ma costituisce una risposta adeguata alle sfide della longevità, della tracciabilità e della conformità normativa.
Il PDF: un formato sempre attuale
Non bisogna però contrapporre il PDF e il PDF/A. Il PDF “classico” rimane perfettamente adatto a una vasta gamma di esigenze quotidiane. Che si tratti di condividere documenti interattivi, integrare link o moduli dinamici, o semplicemente trasmettere file facilmente leggibili su tutti i dispositivi, il formato PDF conserva tutta la sua rilevanza. La sua flessibilità lo rende uno strumento indispensabile per la comunicazione, la collaborazione e la gestione documentale quotidiana.
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